يقدم عدد متزايد من الشركات الآن مرافق عمل عن بُعد للقوى العاملة لديها ، وحتى أن بعض الشركات لديها موظفين موزعين فقط ولا يوجد مكتب على الإطلاق. في حين أن العمل عن بعد له فوائد عديدة ، فإن التحدي الأكبر الذي يواجهه هو التواصل والتعاون. لذلك ، في هذه المقالة ، سنشارك 5 أدوات اتصال رائعة تحصل عليها من أنظمة الهاتف القائمة على السحابة والتي تساعد على تسهيل التعاون والإنتاجية للموظفين عن بعد.
1. Webphone / Mobile App: اتصل من أي مكان
باستخدام نظام هاتف VoIP المستضاف ، يمكنك إجراء مكالمات هاتفية عبر الإنترنت. مع VoIP ، يتمتع الموظفون بمزيد من المرونة مع هاتف يمكنهم استخدامه أثناء التنقل. بخلاف الهواتف المكتبية أو هواتف IP ، يمكن للموظفين عن بُعد استخدام هواتف الويب أو تطبيقات الأجهزة المحمولة. باستخدام كل من هاتف الويب وتطبيق الهاتف المحمول ، يمكن للموظفين استخدام الرقم الداخلي الخاص بهم في أي مكان طالما أن لديهم إنترنت نشط. باستخدام VoIP عن بُعد أو من المنزل ، يمكن للموظفين إجراء مكالمات من خط العمل ، ويمكنهم إدارة المكالمات الواردة للمبيعات أو خطوط دعم العملاء. بالنسبة للموظفين ، من الضروري عدم استخدام عددهم ولكن استخدام خط عمل لتحسين الأمان ومراقبة الجودة.
قد يبدو من الأسهل استخدام الهاتف المحمول للاتصال ، ولكن تطبيقات الهاتف المحمول تجعل الأمر أسهل بالنسبة للعاملين في استخدام خط هاتف مكتبهم. تطبيقات الهاتف المحمول VoIP سهلة الاستخدام ، ويمكن للموظفين الفصل بين مكالماتهم الشخصية ومكالمات العمل. تشمل تطبيقات الأجهزة المحمولة أيضًا:
دليل شركة
مؤتمر صحفي عبر الهاتف
الموسيقى في الانتظار
تسجيل المكالمات
عدم الإزعاج (DND)
تم دمج webphone في واجهة مستخدم VoIP ، لأولئك الذين يفضلون العمل من أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. يمكنك إجراء مكالمات باستخدام ميكروفون جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو باستخدام سماعة رأس. لا تحتاج إلى تنزيل أي شيء لاستخدام هاتف الويب ، فقط اسم المستخدم وكلمة المرور لتسجيل الدخول.
2. إعداد التقارير الحية: إدارة أفضل للوكلاء عن بُعد
باستخدام التقارير الحية ، يمكنك رؤية جميع خطوط الهاتف والمكالمات النشطة في الوقت الفعلي. يمكنك معرفة عدد الوكلاء النشطين والمشغولين ومتوسط وقت انتظار المتصل وعدد المتصلين في الانتظار. باستخدام هذه المعلومات المتعمقة ، يمكنك إدارة الوكلاء وتحسين تجربة العملاء. بخلاف التقارير الحية ، تعرض لوحة معلومات VoIP أيضًا تحليلات لتحليل استخدام وأنماط المكالمات بشكل أكبر. لذلك ، يمكنك التعامل بشكل مناسب مع أوقات ذروة المكالمات.
3. تسجيل المكالمات
أداة رائعة أخرى لإدارة العمال عن بعد هي تسجيل المكالمات. يقدم مقدمو الخدمات مثل نظام VoIP تسجيلات مكالمات تلقائية وعند الطلب. يتم حفظ جميع التسجيلات على لوحة القيادة ؛ يمكنك الاستماع إلى جميع التسجيلات وتنزيلها مباشرة من لوحة القيادة. يمكن للمديرين الاستماع مرة أخرى إلى تسجيلات المكالمات وتقديم تعليقات أفضل للوكلاء. مع الموظفين عن بُعد ، من المهم إجراء عمليات تسجيل دخول منتظمة للتدريب ، لا سيما مع تغيير المشهد حيث تتم إضافة ميزة جديدة إلى منتج العلاقات العامة في النظام الأساسي. من خلال تجاوز مكالمة الموظفين والمديرين لتسجيل المكالمات ، يمكن لكليهما مناقشة التعليقات والاقتراحات للتحسين.
4. الفاكس الافتراضي
إذا كان يجب عليك إرسال الفاكس ، فلاحظ أن الفاكس الافتراضي أكثر أمانًا من جهاز الفاكس الأرضي. من السهل جدًا تنفيذ إرسال الفاكسات الافتراضية ، باستخدام VoIP ، يتم تخزين جميع رسائل الفاكس عبر الإنترنت ، ويمكنك الوصول إليها من خلال لوحة معلومات عبر الإنترنت. عادة ، يقدم مقدمو الخدمة طريقتين لإرسال الفاكس بما في ذلك ، تحميل المستند من خلال لوحة القيادة وإرسال الفاكس كمرفق بريد إلكتروني. تسمح رسائل الفاكس الرقمية للعاملين عن بُعد بإدارة الفاكس من أي مكان. الفاكس الظاهري ليس فقط أكثر أمانًا ولكنه أيضًا أفضل للعاملين عن بعد.
التواصل الأفضل يعني وحدة أقل
من خلال تحسين التعاون والتواصل بين العاملين الموزعين ، يمكنك تقليل التحدي الأكبر للعمل عن بُعد وهو الشعور بالوحدة. إن الشعور بالفائدة والعمل كجزء من فريق يمنح الموظفين الدافع والغرض. العمل الجماعي يعني قدرًا أقل من الشعور بالوحدة ، ويمكن أن يؤدي إلى موظفين أكثر إنتاجية وسعادة. وهذا يمكن أن يؤدي في النهاية إلى فوز كل من صاحب العمل والموظف.